Comment réussir son parcours d'intégration ? Crédit photo : Bob Duran.

Parcours d’intégration : 8 erreurs à éviter pour bien accueillir un nouveau collaborateur


Quand on accueille un nouveau salarié pour la première fois  dans son entreprise, la première journée, la première semaine, et le premier mois vont être décisifs pour sa bonne intégration. Voici 8 erreurs, 8 pièges à éviter quand on veut réussir à intégrer durablement et efficacement la personne qu’on a choisie.

Est-ce que vous avez déjà été confronté(e) au départ intempestif d’une nouvelle recrue pendant sa période d’essai ? Si oui, avez-vous pu savoir quelles en étaient les raisons ? Avez-vous eu l’impression de tout avoir mis en oeuvre pour sa bonne intégration ? C’est ce que nous allons tenter de voir dans cet article, afin de s’assurer des bonnes pratiques d’arrivée dans votre entreprise.

Courage, fuyons ! Crédit photo : Ben Heine.

Le parcours d’intégration : pour ne pas qu’il se transforme en fuite ! Crédit photo : Ben Heine.

Erreur n°1 : oublier les fondamentaux de l’accueil

Que ce soit dans la vie professionnelle ou la vie privée, savoir accueillir un collaborateur, une salariée, une amie, ou un membre de sa famille, ça se prépare ! C’est une évidence pour certains ou certaines, moins pour d’autres, donc voici la check-list des préparatifs :

  • appeler ou écrire pour confirmer la date et l’heure d’arrivée
  • prévenir qui sera la personne qui va accueillir la nouvelle recrue
  • idéalement, établir le programme de la première journée (déjeuner prévu ou pas ?)

« Oui, vous êtes qui ? C’est pour quoi ? » :-)

Erreur n°2 : ne pas avoir prévu la logistique du poste de travail

Pour un nouvel arrivant, il est très plaisant de voir qu’on est attendu, et ce, dans les meilleures conditions possibles. Rien de mieux, pour commencer sur de bonnes bases, que le nouveau collaborateur se sente « chouchouté » dès son arrivée ! Pour information, dans un cadre fixé à l’avance, de plus en plus d’entreprises laissent le choix au collaborateur du type de téléphone portable (iPhone, Samsung, Android, Windows Phone, etc.) et du type d’ordinateur souhaités (portable, fixe, tablette, MacBook, iMac, PC, etc.). Voici notre check-list :

  • préparer l’espace et le bureau de travail
  • s’assurer que le téléphone fixe fonctionne bien
  • fournir un annuaire de l’entreprise
  • fournir un ordinateur à jour et en parfait état de marche
  • fournir un téléphone portable (si prévu dans le contrat de travail)
  • anticiper un éventuel badge d’accès, badge de repas, etc.

« Quoi, il ne vous plaît pas votre ordinateur dernier cri de 1998 ? » :-)

S'assurer de la qualité du poste de travail de votre collaborateur procurera une satisfaction réciproque... Crédit photo : Aj Mexico.

S’assurer de la qualité du poste de travail de votre collaborateur procurera une satisfaction réciproque… Crédit photo : Aj Mexico.

Erreur n°3 : ne pas informer l’ensemble de l’équipe de l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Quand on travaille depuis quelque temps dans une entreprise, il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas avoir été prévenu de l’arrivée d’un(e)nouveau(elle) salarié(e). Et rien de mieux pour une nouvelle recrue que de se sentir bien accueillie.

  • informer de la date d’arrivée du nouveau collaborateur, son nom, ses fonctions, etc.
  • expliquer le pourquoi du recrutement
  • demander aux salariés de lui réserver le meilleur accueil possible.

« Ah, eh bien enchanté. Comme d’habitude, je suis le dernier informé… » :-)

Erreur n°4 : ne pas avoir choisi un tuteur

Le nouveau collaborateur ou la nouvelle collaboratrice va avoir besoin d’un interlocuteur dédié dans un premier temps, surtout s’il s’agit d’une jeune personne. Il ou elle aura probablement des dizaines de questions à poser les premiers jours, quoi de plus frustrant que de ne pas savoir à qui s’adresser ? On veillera donc à :

  • choisir un tuteur pour le premier jour
  • et pourquoi pas un tuteur différent chaque jour de la première semaine, dans différents services, pour bien comprendre le fonctionnement de l’entreprise ?

« Maman, au secours, viens me chercher… » :-)

Erreur n°5 : ne pas avoir de programme pour la 1ère journée

On l’a tous vécu, du moins lors de nos premiers stages en entreprise : « et maintenant, je fais quoi ? ». Pour s’assurer que la nouvelle personne à arriver dans vos locaux se sente à son aise, il vaut mieux établir un programme de la journée (idéalement le même que celui envoyé précédemment à la nouvelle recrue ? Voir erreur n°1…). Voici quelques idées de programme :

  • lui laisser poser ses affaires tranquillement dans son bureau
  • le ou la présenter aux collègues de travail et à la hiérarchie
  • l’inviter à prendre un café (seul(e) d’abord, pour éviter de se sentir épié(e) par les autres…)
  • lui expliquer la vision de l’entreprise, les valeurs communes, l’éthique, etc.
  • plus tard, dans la semaine, lui rappeler ses fonctions, ses missions, les résultats attendus, les critères d’exigence, etc.

« Ah oui, euh… tiens, je te laisse faire connaissance avec ton fauteuil… » :-)

Crédit photo : Scott Robinson.

Pour ne pas s’ennuyer, mieux vaut un programme établi d’avance… Crédit photo : Scott Robinson.

Erreur n°6 : oublier les formalités administratives de la prise de poste

Recruter et intégrer quelqu’un oblige à certaines règles et formalités administratives que voici :

  • contrat de travail
  • mutuelle / prévoyance
  • règlement intérieur
  • présentation de l’entreprise
  • organigramme
  • tickets-restaurant le cas échéant
  • etc.

« – Et mon contrat de travail, je l’aurai quand ?
– Dis donc, vous êtes bien exigeant ! » :-)

Erreur n°7 : laisser croupir le nouveau collaborateur…

Si on souhaite améliorer ses performances et atteindre ses objectifs, le meilleur moyen pour y parvenir est de savoir où on va. Le manager ou le tuteur de la nouvelle recrue devra donc réaliser les points suivants :

  • planifier un entretien d’accueil à la fin de la première semaine
  • planifier un rendez-vous à mi-parcours
  • planifier un entretien de fin de période d’essai

– « Et toi alors, tu sais s’ils te gardent ?
– Ah non, je verrai lundi matin en arrivant… » :-)

Erreur n°8 : ne pas avoir anticipé le déjeuner du premier jour…

Selon la culture de l’entreprise (déjeuner intra-entreprise, ou chez soi), on veillera à informer le futur collaborateur, afin qu’il puisse organiser sa journée. Et même si ce n’est pas une habitude, pourquoi ne pas organiser un déjeuner convivial avec quelques collègues, managers, ou membres de la direction ?

« Allô Maman ? Je vais pas pouvoir venir, ils me veulent à déjeuner… » :-)

Faites en sorte que votre nouvelle recrue se sente à l'aise, y compris lors d'un déjeuner... Crédit photo : Evan.

Faites en sorte que votre nouvelle recrue se sente à l’aise, y compris lors d’un déjeuner… Crédit photo : Evan.

Conclusion

« On ne le répètera jamais assez : un nouveau collaborateur doit se sentir attendu, pris en considération et encadré. Surtout s’il s’agit d’un premier emploi. Les maître-mots de cette journée devraient être convivialité et accompagnement.

Turn-over, démotivation, absence de résultats, tels sont les risques d’un mauvais parcours d’intégration pour un nouvel entrant. Si l’on consacre du temps à l’élaboration d’une fiche de poste, puis à un recrutement, et qu’on ne prépare pas suffisamment les premières semaines d’arrivée, cela n’aura permis qu’une seule chose : faire perdre du temps et de la productivité au manager du collaborateur.

Une petite anecdote : connaissez-vous l’histoire des 3 tailleurs de pierre ? Quand on leur demande ce qu’ils font : « je gagne ma vie », répond le premier. Le deuxième continue de frapper sur son burin en disant : « je suis le meilleur tailleur de pierre de la région ». Et le troisième, une lueur visionnaire dans les yeux : « je bâtis une cathédrale ».

Tout manager doit se poser cette question : quelle cathédrale veut-il bâtir avec ses collaborateurs ? Quelle vision commune et humaniste doit-il instaurer pour obtenir le meilleur de chacun ? Beaucoup de jeunes candidats seront motivés et fiers de venir travailler le matin s’ils savent pourquoi il viennent travailler. »

Cordialement, Myriam Prette

Concrètement…

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Parcours d’intégration : 8 erreurs à éviter

Comment réussir son parcours d'intégration ? Crédit photo : Bob Duran.

Comment réussir son parcours d’intégration ? Crédit photo : Bob Duran.

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