Bye-bye la réunionnite : en 2018 nos réunions seront efficaces !


Qui n’a jamais réprimé un bâillement en plein milieu d’une réunion intitulée « de travail », mais qui semblait surtout promouvoir l’ennui et la procrastination…

Et si on décidait en 2018 d’utiliser à bon escient les 3 semaines (6 pour les cadres supérieurs) que nous passons chaque année en réunion ? Avec quelques bonnes résolutions et de la pratique, il est possible d’éradiquer définitivement la réunionnite aiguë ! 😉

Réunions 2018 : se réunir moins pour y gagner plus

Une réunion oui, mais à condition que cela soit pour les bonnes raisons. Avant de dégainer plus vite que votre ombre votre « comité de pilotage » ou « brief stratégique », interrogez-vous sur l’objectif précis de cette réunion. Le but que vous vous fixez ne peut-il être atteint d’une autre manière, en diffusant une enquête interne par exemple, où en profitant d’un déjeuner avec une personne en particulier ?

Les collaborateurs que vous invitez à cette réunion ont-ils tous vraiment une légitimité à y participer ? Ne conviez en réunion que les personnes qui pourront vraiment faire avancer le débat, et pas ceux qui doivent simplement être informés des conclusions ; pour ceux-là un compte-rendu écrit suffira.

Enfin, pour que le but de votre réunion soit atteint le plus rapidement possible, entamez le travail en amont : préciser les thèmes à aborder, dégrossir les problématiques et proposer de possibles décisions, dès l’envoi de l’invitation à la réunion, permettra aux participants d’entamer leurs réflexions et ainsi de débuter la réunion sur des échanges plus précis et plus féconds.

Des espaces de réunion sans fauteuils mais avec de simples tables hautes, poussent à écourter les échanges, tout en instaurant une meilleure dynamique. Crédit photo : Chti Plouf.

L’ordre du jour : efficacité !

Bien souvent on sait quand elle commence, jamais quand elle se termine, et une fois le tour de table passé, c’est le flou artistique qui s’installe. Mais la réunion, c’est justement l’occasion de prendre des décisions, pas de discuter ni de disgresser au point d’être moins avancé à l’arrivée qu’au départ. Pour cela, définissez un ordre du jour strict, avec des durées déterminées pour chacun des points à aborder, et surtout, tenez-vous-y !

C’est là que le rôle de l’organisateur de la réunion prend tout son sens. Loin de se cantonner à la prise de notes ou au réglage de la luminosité du vidéoprojecteur, celui-ci doit en effet se comporter en chef d’orchestre de la séance, à la fois maître du temps et animateur en chef. Gérer les prises de parole, veiller au respect de l’ordre du jour et du planning, poser les bonnes questions, faire preuve d’autorité tout en encourageant les interventions qui en valent la peine, sont les clés pour transformer une réunion mollassonne en point d’avancement efficace.

Infographie : manifeste pour le droit à des réunions efficaces

4 conseils à mettre en pratique… maintenant !

Quelques bonnes habitudes peuvent aider les collaborateurs à décrocher du syndrome de réunionnite aiguë :

  • Pour commencer, des espaces de réunion sans fauteuils mais avec de simples tables hautes, poussent à écourter les échanges, tout en instaurant une meilleure dynamique.
  • Une durée maximale de réunion peut également être imposée : 30 minutes doivent suffire pour atteindre un objectif, quitte à planifier une autre séance un peu plus tard.
  • Les smartphones doivent quant à eux être bannis, afin de faciliter l’écoute et la concentration.
  • Enfin, dans un souci de productivité, pourquoi ne pas déclarer un jour de la semaine sans réunion ?

S’ils peuvent déconcerter au début, ces conseils pratiques sont des mesures efficaces pour éradiquer les mauvaises habitudes en réunion.

Ce qu’il faut éviter désormais : une grande table avec des chaises (trop) confortables, des ordinateurs « en-veux-tu-en-voilà », on laisse les smartphones dehors, et on ne convie à la réunion que les personnes réellement intéressées. Crédit photo : Amtec.

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Vous souhaitez mettre en oeuvre dans votre entreprise tout ou partie des conseils donnés ci-dessus ? Contactez-nous !
Cordialement, Myriam Prette.

 


Un article rédigé, mis en forme et optimisé par l’Agence ECO.

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